Tổng quan về quy định ủy quyền xin visa du học Hàn Quốc

Đại sứ quán Hàn Quốc tại Việt Nam và Trung tâm Đăng ký Thị thực Hàn Quốc (KVAC) đã ban hành thông báo chính thức vào ngày 02 tháng 10 năm 2025 về việc ủy quyền nộp hồ sơ xin visa du học. Theo đó, quy định mới này chính thức có hiệu lực từ ngày 20 tháng 10 năm 2025, mang đến bước cải tiến quan trọng nhằm chuẩn hóa quy trình, giảm tải áp lực đi lại và giúp tiết kiệm thời gian đáng kể cho học sinh, phụ huynh cũng như các đơn vị tư vấn giáo dục uy tín.

Phạm vi áp dụng và các diện visa được ủy quyền

Chính sách ủy quyền nộp hồ sơ được triển khai cho các diện visa du học chính thống tại thị trường Việt Nam, bao gồm:

  • Visa du học hệ cao đẳng và đại học (diện D-2).
  • Visa du học tiếng Hàn tại các trung tâm ngoại ngữ trực thuộc trường đại học (diện D-4).
  • Áp dụng cho cả các bộ hồ sơ đã được cấp mã số visa (Visa Code) do Cục Quản lý Xuất nhập cảnh thuộc Bộ Tư pháp Hàn Quốc phê duyệt.
  • Phạm vi triển khai dành riêng cho các trung tâm du học nằm trong khu vực quản lý của Đại sứ quán Hàn Quốc tại Việt Nam và đã được KVAC chính thức phê duyệt, cấp phép nhận ủy quyền hợp pháp.

Điều kiện đối với nhân sự đại diện nộp hồ sơ

Để đảm bảo tính minh bạch, an toàn và bảo mật thông tin cho người học, Trung tâm Đăng ký Thị thực quy định chặt chẽ về tư cách của người trực tiếp mang hồ sơ đến nộp:

  • Người được ủy quyền nộp hồ sơ thay cho học sinh bắt buộc phải là nhân viên chính thức đang làm việc tại trung tâm du học.
  • Nhân sự đại diện phải sở hữu hợp đồng lao động hợp pháp và đang tham gia đầy đủ các chế độ bảo hiểm theo đúng quy định pháp luật hiện hành.
  • Các trung tâm du học và nhân sự đại diện có trách nhiệm đọc kỹ, nắm vững toàn bộ các hướng dẫn nghiệp vụ và lưu ý từ KVAC trước khi tiến hành giao dịch tại quầy tiếp nhận.

Quy trình thủ tục và các lưu ý khi chuẩn bị hồ sơ

Quá trình tiếp nhận và thẩm tra hồ sơ tại trung tâm được chuẩn hóa theo các bước cụ thể nhằm tạo sự thuận lợi tối đa, đồng thời yêu cầu sự tuân thủ nghiêm ngặt từ phía ứng viên:

  1. Học sinh cần trực tiếp ký văn bản ủy quyền xin visa tại trụ sở hoặc chi nhánh của trung tâm du học trước thời điểm hồ sơ được đưa đi nộp.
  2. Toàn bộ giấy tờ trong bộ hồ sơ phải được sắp xếp khoa học, đầy đủ theo đúng danh mục yêu cầu của cơ quan ngoại giao.
  3. Trường hợp hồ sơ nộp vào không đầy đủ, thiếu giấy tờ hoặc sai lệch so với quy định, KVAC có quyền từ chối tiếp nhận và yêu cầu bổ sung theo đúng trình tự.

Quyền lợi lựa chọn hình thức nộp hồ sơ của học sinh

Quy định ủy quyền nộp hồ sơ là một phương thức bổ sung mang tính hỗ trợ, đặc biệt hữu ích đối với những học sinh sinh sống ở các tỉnh xa, gặp khó khăn trong việc di chuyển trực tiếp. Tuy nhiên, quy định này không mang tính ép buộc tuyệt đối; học sinh và phụ huynh vẫn hoàn toàn có quyền chủ động tự nộp hồ sơ trực tiếp tại các cơ sở của KVAC nếu có nhu cầu cá nhân.